SSEは、採用プロセスの一環として、潜在的および実際の求職者に関する個人データを収集・処理します。SSEは、データの収集および使用方法について透明性を保ち、データ保護義務を遵守することに尽力しています。
どのような個人データを収集しますか?
SSEは採用プロセスにおいて、応募者に関する様々な情報を収集します。これには以下のような情報が含まれます。
- あなたの名前、住所、連絡先の詳細（電子メールアドレスと電話番号を含む）。
- 資格、スキル、経験、職歴の詳細。
- お客様の興味に合った求人情報をメールでお知らせするために、お客様の雇用に関するご希望に関する情報
- 福利厚生の権利を含む現在の報酬レベルに関する情報。
- 採用プロセス中に SSE が合理的な調整を行う必要がある障害があるかどうか。
- 英国およびアイルランドで働く資格に関する情報。
- 性別、民族、宗教、性的指向、コミュニティの背景などの特別なカテゴリのデータ。
- 国民保険番号や銀行口座の詳細などの追加情報は、SSE からの就職内定を獲得した場合のみ提供されます。
SSEは、様々な方法でこの情報を収集する場合があります。例えば、応募書類、履歴書、オンライン採用ツール、パスポートなどの身分証明書、面接やその他の評価方法を通じて収集されたデータなどが挙げられます。
当社は、以前の雇用主から提供された推薦状など、第三者からお客様の個人情報を収集する場合もあります。当社は、お客様に求人広告を出した場合にのみ、第三者から情報を収集し、その旨をお客様に通知いたします。
データは、応募記録、採用および人事（「HR」）管理システム、その他の情報技術（「IT」）システム（電子メールを含む）など、さまざまな場所に保存されます。
SSE が個人データを処理するのはなぜですか?
当社は、採用プロセスの一環として、お客様との契約締結前に必要な手続きを行うためにデータを処理する必要があります。また、採用にご応募いただいた場合、契約締結のためにお客様のデータを処理する必要がある場合もあります。
場合によっては、法的義務を遵守するためにデータを処理する必要があります。例えば、採用された応募者が雇用開始前に英国およびアイルランドで就労する資格を有しているかどうかを確認することが義務付けられています。
SSEは、採用プロセスにおける個人データの処理およびその記録の保管について正当な権利を有します。求職者データを処理することで、採用プロセスを管理し、候補者の雇用適性を評価・確認し、誰に仕事を提供するかを決定することができます。また、法的請求への対応および防御のために、求職者データを処理する必要がある場合もあります。
SSEは、性別、民族的出身、性的指向、宗教または信念に関する情報など、特別なカテゴリーのデータを処理する場合があります。これらの情報は、採用プロセス全体を通じて多様性を監視するために社内で匿名で収集・共有され、社外では法的報告要件（男女賃金格差報告、北アイルランド平等委員会への報告など）を満たすために共有されます。
このプロセスにおいて、お客様の機密性の高い個人情報（障がい情報など）を取得する場合があります。これは、求職者が当社への応募、オンライン／電話によるアセスメントの受講、面接／アセスメントセンターへの参加、SSEでの採用開始（採用された場合）に向けた準備、そして採用に関する規制上の義務の遵守を確実にするために、合理的な調整を行うためです。
あなたの個人データはどのようにして EEA 外に転送されますか?
当社、または当社と個人情報を共有する第三者は、欧州経済領域 (EEA) 外でその個人情報をホスト、保管、取り扱う場合があります。
当社は、お客様の個人情報を保護するための適切な保護措置が講じられている場合にのみ、これを許可します。具体的には、以下のとおりです。
(a) お客様の個人情報が取り扱われる国が、一般データ保護規則（GDPR）第45条に基づき欧州委員会によって「適切」とみなされていることを確認する。
（b）欧州委員会がEEA外への個人情報の移転について承認した標準データ保護条項を、当該第三者との契約に含める（これらはGDPR第46.2条に基づいて承認された条項です）。
(c) (EEAから米国への転送の場合)、個人情報の受信者が、GPDR第46.2条で許可されているように、米国-EUプライバシーシールドフレームワークの認定を受けていることを確認する。
個人データにアクセスできるのは誰ですか?
採用活動の目的のため、お客様の情報は社内で共有される場合があります。共有対象には、人事・採用チームのメンバー、採用プロセスに関わる面接担当者／評価担当者、欠員が発生した事業分野のマネージャー、そして職務遂行にデータへのアクセスが必要な場合のITスタッフが含まれます。
採用応募が承認され、採用の内定をいただいた場合を除き、お客様のデータを第三者と共有することはありません。採用前審査プロセスの一環として、お客様およびその他の第三者の照会先を得るために、お客様のデータは以前の雇用主と共有されます。これには、学術機関、信用調査機関、労働衛生サービス提供者、犯罪記録局、DVLA（自動車運転免許局）などが含まれる場合があります。また、当社に代わって採用前審査を実施する第三者サプライヤーとお客様の情報を共有する場合もあります。採用前審査の一環としてこの種のデータを処理する場合は、必ずお客様の同意を求めます。SSEは、採用前審査に関連する犯罪歴の取り扱いについて、公正かつ明確なガイダンスを提供する「犯罪歴に関する声明」を策定しています。
SSE は個人データをどのように保護しますか?
当社はお客様のデータのセキュリティを最優先に考えております。お客様のデータが紛失、破損、誤用、開示されることのないよう、また、当社の従業員または権限を与えられた第三者が職務を適切に遂行する目的以外でアクセスされないよう、社内ポリシーと管理体制を整備しております。
SSE は個人データをどのくらいの期間保存しますか?
SSE は、特定の求人への初回応募日から 2 年間、お客様のデータをファイルに保存します。求人アラートのみを目的として、お客様の詳細は求人アラート サービスへの初回登録日から 2 年間保存されます。いずれの場合も、その期間の終了時に、お客様 (または該当する場合は、お客様の勤務先または提携先) とそれ以上有意義な連絡を取っていない場合は、お客様の個人データ (アップロードした文書、受験したオンライン テスト、またはこの特定の応募に関連するその他の情報を含む) をシステムから削除します。この期間中、お客様の選択に基づいて求人アラートが届き、当社の採用チームから、お客様が関心を持つ可能性のある他の職種についてご連絡する場合があります。候補者アカウントを閉鎖することにより、いつでもこれらの連絡を停止できます。当社がお客様とそれ以上有意義な連絡を取っていた場合は、お客様の個人データはその時点から 2 年間 (または、法律または関連規制によりお客様のデータを保存することが求められていると当社が誠意を持って判断した期間) 保存されます。この期間が過ぎると、データは収集された目的に関連しなくなる可能性が高くなります。
第三者企業またはその他の団体を通じてサービスを提供されている求職者にとって、「有意義な連絡」とは、サービスを提供する企業または団体との有意義な連絡を意味します。当社が当該企業または団体から、当該求職者との関係が終了した旨の通知を受けた場合、当社は、当該第三者による応募の提出日から最長2年間、またはその後当社が直接求職者と有意義な連絡を行った時点から最長2年間、求職者のデータを保持します。
「有意義な連絡」とは、例えば、当社と候補者間のコミュニケーション（口頭または書面による）、またはお客様が当社のオンラインサービスを積極的にご利用になる場合を指します。応募者の方は、別の職種について最新の履歴書を当社のウェブサイトにご提出いただいた場合、当社は有意義な連絡があったものとみなします。また、口頭または書面による連絡、あるいは当社のマーケティング資料からのクリックスルーなど、潜在的な職種について当社にご連絡いただいた場合も、有意義な連絡があったものとみなします。
SSEは、採用面接および／または評価段階で収集したすべての面接メモおよび書類を6ヶ月間保管します。採用に成功したすべての応募者の関連データは、SSEの人事システムに移行します。採用された場合のデータの保管期間については、従業員向けプライバシー通知に記載されています。
応募者プロフィールにログインし、「アカウント」をクリックして「アカウントの削除」を選択すると、いつでも応募者追跡システム (ATS) からアカウントを削除できます。
